Muchos departamentos de RR.HH viven inmersos en una burocracia y carga administrativa tan grande que no tienen tiempo para la gestión estratégica de personas dentro de la empresa. Los directors de RR.HH sienten que no tienen estructura suficiente para liberar su departamento de esos pesados trabajos administrativos de poco valor añadido.

La solución, pasa por la adopción de sistemas de información colaborativos.

Exact Synergy es una herramienta colaborativa de e-business que puede resolver muchos de los problemas rutinarios que se generan en el Departamento de RR.HH. El Portal de Autoservicio del Empleado (ESS) proporciona las herramientas que el empleado va a utilizar de forma cotidiana tales como solicitudes de vacaciones, informes de gastos, visitas médicas, etc., con accesibilidad desde cualquier momento y en cualquier lugar con conexión a Internet y con un absoluto control de seguridad. De esta manera los procesos administrativos son automatizados y se libera al departamento de RR.HH de trabajos manuales y burocráticos.

Aportación relevante del Portal de Autoservicio del Empleado (ESS)

Características del Portal de Autoservicio del Empleado (ESS)

- Solución colaborativa: Los usuarios podrán compartir información e interactuar entre 
  ellos según los procedimientos definidos.

- Permite compartir/publicar información: nuevas incorporaciones, cursos de 
  formación, nuevos productos, o cualquier otra información susceptible de ser puesta en 
  conocimiento de los trabajadores

- Quién es Quién, cualquier empleado podrá consultar la ficha de otro empleado de la 
  empresa, con los respectivos niveles de confidencialidad.

- Modificación de datos personales: cada empleado puede visualizar y mantener sus 
  datos personales actualizados: cambio de domicilio, cambio de la cuenta bancaria, 
  nacimiento de un hijo, etc...

- Creación y mantenimiento de documentos: los trabajadores pueden crear, mantener 
  y compartir documentos, siendo accesibles por cualquier usuario autorizado.

- Introducción de gastos: cada trabajador puede introducir sus gastos, adjuntando el 
  comprobante original.

- Gestión de ausencias y vacaciones: es posible introducir cualquier tipo de ausencias, 
  quedando reflejada esta información en la planificación del empleado. También es posible 
  solicitar vacaciones, informando el sistema el balance de días pendientes.

- Planificación de jornadas de trabajo: cada empleado puede planificar sus citas, 
  reuniones, viajes, etc., quedando esta información accesible al resto de los trabajadores 
  autorizados.

- Pedidos de material de oficina y reserva de activos: se pueden gestionar 
  necesidades internas y reserva de activos: sala de reuniones, proyectores, vehículos, etc.

- Portales de Entrada Fácilmente configurables (visualizar ejemplo)

- Portal de Noticias (visualizar ejemplo)

Ventajas del uso del Potal de Autoservicio del Empleado (ESS)

- Reduce las tareas burocráticas y/o administrativas

- Reducción de costes, tiempo y dinero. (reducción de tiempos, estandarización de 
  procesos, accesibilidad a la información, ...)

- Optimización de los procesos de gestión de personal y RR.HH.

- Acceso a la información relevante desde cualquier momento y lugar.

- Aumento de la eficiencia en los procesos.

- Potencia el sentido de la colaboración y el espíritu de pertenencia. (especial 
  relevancia en organizaciones descentralizadas geográficamente / con expatriados,...)

- Actualización de los datos del empleado en tiempo real y sin pasar por el 
  Departamento de RR.HH.

- Incrementa y mide la satisfacción del personal.

- Facilita la comunicación.

- Facilita la planificación del trabajo.

- Ayuda a cumplir con la legislación en materia de protección de datos.

- Proporciona información relevante sobre el rendimiento corporativo.

- Facilita la gestión de la seguridad de datos:

• Confidencialidad: información accesible a personas autorizadas
• Disponibilidad: garantiza la accesibilidad a la información en tiempo y forma a los usuarios autorizados

 - Facilita la implantación de nuevos modelos organizativos y convirtiendose asi en 
   un elemento catalizador en la ejecución de la estrategia.

   

Descargate el folleto de Exact Portal de Autoservicio del Empleado 
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